Command Centre Inventory MYOB

Setiap item yang yang merupakan persediaan barang dagang harus dicatat, agar semua informasi barang yang keluar/ masuk barang dapat diketahui. Pada MYOB catatan tersebut disimpan pada suatu file inventory.
Gunakan Command Centre Inventory untuk mengelola seluruh informasi mengenai jumlah barang dagang : penjualan, pembelian, dan persediaan.
Untuk mengaktifkan Command Centre Inventory ada beberapa cara, yaitu :
- pilih command centre Inventory pada jendela utama MYOB.
- dari menu Command Centres, Inventory, lalu Command Centre.
- dengan shortcutkey Ctrl + 7

sehingga tampil jendela seperti di bawah ini :

1. Pencatatan Item Barang Dagang
Untuk melaksanakan pencatatan data barang dagangan / jasa dilaksanakan dengan menekan tombol item List sehingga tampil kotak dialog seperti di bawah ini :

Untuk mencatat data barang gunakan tombol New

Tab Item Profile:

- Item number: untuk mencatat kode dari barang dagangan / jasa
- Name: untuk mencatat nama dari barang dagangan /jasa
- Inactive Account: untuk mengaktifkan atau tidak data barang dagangan / jasa ini
- Quantity On Hand: untuk menampilkan jumlah item barang yang masih ada
- Current Value: untuk menampilkan nilai harga dari jumlah barang yang ada
- Average Cost: untuk menampilkan harga rata-rata dari per unit barang
- Commited: untuk menampilkan rencana pemesanan barang baru
- On Order: untuk menampilkan pemesanan barang baru namun belum diterima
- Available: untuk menampilkan jumlah barang yang dipesan dengan barang yang ada
- Cost of Sales Account: untuk memilih akun harga pokok dari barang yang dijual
- Income Account for Tracking Sales: untuk memilih akun pendapatan dari penjualan barang
- Asset Account for Item Inventory: untuk memilih akun persediaan tempat perhitungan jumlah barang yang masih ada

Tab Buying Details

- Last Purchase Price: untuk menampilkan harga terakhir yang dikenakan pada barang tersebut
- Standard Cost: untuk memasukkan harga pembelian terbaru dari barang tersebut
- Buying Unit of Measure: untuk memasukkan jumlah satuan per unit barang yang dijual
- I Pay Sales Tax When I Buy This Item: untuk menentukan apakah akan dibayarkan pajak saat barang tersebut dibeli
- Number of Item per Buying unit: untuk memasukkan ukuran satuan terkecil dari barang
- Minimum Level for Restocking Alert: untuk memasukkan jumlah minimal barang yang masih ada sebelum dilaksanakan pemesanan barang kembali
- Primary Vendor for Reorders: untuk memasukkan pemasok utama dari barang tersebut
- Vendor Item Number: untuk memasukkan kode barang dari pemasok
- Default Reorder Quantity: untuk memasukkan jumlah standard setiap pemesanan barang


Tab Selling Details

- Base Selling Price: untuk memasukkan harga penjualan dari barang tersebut
- Tax Code When Sold: untuk menentukan kode pajak yang dikenakan saat barang tersebut dijual
- Selling Unit of Measure: untuk memasukkan jumlah satuan penjualan barang
- Inclusive/Exclusive: untuk menentukan apakah harga jual yang telah ditentukan sudah termasuk pajak
- Number of Items per Selling Unit: untuk memasukkan ukuran terkecil dari jumlah baranng dagangan yang dijual
- Calculate salesTax On: untuk menentukan cara penghitungan pajak

Penghapusan Data Inventory
Untuk menghapus data inventory, caranya:
- Pilih Command Centre Inventory, pilih Item List
- Pilih data yang akan dihapus dan tampilkan
- Pilih menu Edit, Delete Inventory item
Syarat agar data inventory dapat dihapus: data tersebut tidak memiliki jumlah barang persediaan yang masih ada, tidak sedang ada pembelian dan penjualan berkaitan dengan arang tersebut dan tidak ada utang atau piutang berkaitan dengan pembelian atau penjualan barang tersebut


Memasukkan Saldo Awal Persediaan Barang
Untuk memasukkan saldo awal persediaan barang dagangan,dari Command Centre Inventory, pilih command button Count Inventory, sehingga tampil jendela seperti di bawah ini :

Untuk mengisikan nilai awal jumlah persediaan barang pada pilih tombol

akan muncul kotak dialog:

Default Adjustment account: untuk menentukan akun persediaan yang menjadi standar, tempat nilai dari barang ditampung
Klik tombol , akan muncul kotak dialog :

Pilih tombol Opening Balances sehingga tampil kotak dialog seperti di bawah ini :

- Inventory Journal number: untuk membentuk kode jurnal dari pencatatan saldo inventory ini
- Date: untuk memasukkan tanggal saat pawal periode
- Memo: untuk mencatat keterangan singkat tentang jurnal
- Item Number untuk memilih kode barang persediaan
- Quantity untuk menampilkan jumlah barang persediaan yang ada
- Unit Cost untuk menampilkan harga satuan dari unit barang
- Amount untuk menampilkan jumlah harga dari total barang yang ada
- Account untuk menampilkan nomer akun tempat nilai barang persediaan ditampung
- Job untuk menampilkan jenis job yang dikenakan pada barang
- Memo untuk membentuk catatan singkat tentang barang persediaan

Saldo awal piutang dagang dan utang dagang

MYOB menyediakan fasilitas untuk dapat memasukkan saldo-saldo dari sejumlah faktur penjualan yang belum lunas, dikenal sebagai saldo awal piutang dagang .
Pemasukan saldo awal tersebut harus dilaksanakan sebelum menggunakan Command Centre Sales.
Yang harus diperhatikan adalah, bahwa total saldo dari faktur-faktur penjualan yang dimasukkan untuk seluruh pelanggan harus sama dengan saldo awal perkiraan Piutang Dagang yang dimasukkan sebelumnya.
Juga dapat dimasukkan saldo-saldo dari sejumlah pembelian (faktur pembelian) yang belum lunas, yang dikenal sebagai saldo awal Utang Dagang. Total saldo dari faktur-faktur pembelian yang dimasukkan dari seluruh pemasok harus sama dengan saldo awal perkiraan Utang Dagang yang telah dimasukkan sebelumnya.

Memasukkan saldo awal Piutang Dagang
Faktur-faktur penjualan yang belum lunas harus dimasukkan saldonya. Total saldo faktur-faktur penjualan ini merupakan saldo awal piutang dagang dari pelanggan-pelanggan yang dicatat pada MYOB.
Langkah-langkah pencatatannya adalah :
- dari menu Setup, Balances, Customer Balances sehingga tampil jendela Customer Balances, seperti di bawah ini :

- pilih option Customer Detail, sehingga menampilkan jendela seperti di bawah ini :

Jendela di atas berfungsi untuk menampilkan secara detail faktur-faktur penjualan yang berasal dari seorang pelanggan.

- klik tombol Add Sale yang fungsinya untuk memasukkan saldo faktur penjualan lainnya dari pelanggan bersangkutan.Sehingga tampil jendela seperti di bawah ini :

- Customer Name: untuk memasukkan nama pelanggan
- Balance: untuk menampilkan saldo berjalan dari pelanggan
- Terms: untuk menampilkan nilai termin dari pelanggan
- Invoice #: untuk memasukkan nomer faktur
- Date: untuk memasukkan tanggal faktur
- Customer PO #: untuk memasukkan nomer pembelian pelanggan
- Memo: untuk membuat catatan singkat mengenai penjualan tersebut
- Total Including Tax: untuk memasukkan nilai transaksi
- Tax Code: untuk memilih kode pajak yang dikenakan pada transaksi
- Tax: untuk menampilkan nilai pajak yang harus dibayar pelanggan
- Job: untuk memilih dari daftar job yang ada yang dikenakan pada transaksi

Jika total piutang dari pelanggan yang bersangkutan melebihi batas kredit yang telah ditentukan, maka akan tampil suatu pesan peringatan.

- Ulangi langkah-langkah di atas hingga seluruh saldo faktur penjualan dari pelanggan telah dimasukkan. Sebuah pesan ucapan selamat akan tampil bila setelah memasukkan faktur penjualan dari pelanggan yang terakhir, ternyata total saldo dari faktur-faktur pernjualan pelanggan tersebut nilainya sama dengan saldo awal perkiraan Piutang Dagang.

Memasukkan saldo awal Utang Dagang
Faktur-faktur pembelian yang belum lunas harus dimasukkan saldonya. Total saldo faktur-faktur pembelian ini merupakan saldo awal utang dagang dari pemasok-pemasok yang dicatat pada MYOB.
Langkah-langkah pencatatannya adalah :
- dari menu Setup, Balances, Supplier Balances sehingga tampil jendela Supplier Balances, seperti di bawah ini :

- klik tombol Add Purchase yang fungsinya untuk memasukkan saldo faktur pembelian lainnya dari pemasok bersangkutan.
Sehingga tampil jendela seperti di bawah ini :

* Supplier Name: untuk memasukkan nama pemasok
* Balance: untuk menampilkan saldo berjalan dari pemasok
* Terms: untuk menampilkan nilai termin dari pemasok
* Invoice #: untuk memasukkan nomer faktur
* Date: untuk memasukkan tanggal faktur
* Supplier Inv #: untuk memasukkan nomer penjualan pemasok
* Memo: untuk membuat catatan singkat mengenai pembelian tersebut
* Total Including Tax: untuk memasukkan nilai transaksi
* Tax Code: untuk memilih kode pajak yang dikenakan pada transaksi
* Tax: untuk menampilkan nilai pajak yang harus dibayar
* Job: untuk memilih dari daftar job yang ada yang dikenakan pada transaksi

Jika total utang dari pemasok yang bersangkutan melebihi batas kredit yang telah ditentukan, maka akan tampil suatu pesan peringatan.

- Ulangi langkah-langkah di atas hingga seluruh saldo faktur pembelian dari pemasok telah dimasukkan. Sebuah pesan ucapan selamat akan tampil bila setelah memasukkan faktur pembelian dari pemasok yang terakhir, ternyata total saldo dari faktur-faktur pembelian pemasok tersebut nilainya sama dengan saldo awal perkiraan Utang Dagang.

Command Centre Card File

Setiap individu, perusahaan dan lembaga yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan sebaiknya dicatat, untuk mengevaluasi kerjasama yang telah terjalin dan menjaga hubungan yang baik. MYOB dapat membantu menangani aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengannya. Pada MYOB catatan tersebut disimpan pada suatu file kartu.
Gunakan Command Centre Card file untuk mengelola seluruh informasi mengenai pelanggan dan pemasok, mencatat historis penjualan, menetapkan pajak dan termin pembayaran dari pelanggan dan pemasok.

Untuk mengaktifkan Command Centre Card File ada beberapa cara, yaitu :
- pilih command centre Card File pada jendela utama MYOB
- dari menu Command Centres, Card File, lalu Command Centre
- dengan shortcutkey Ctrl + 8

sehingga tampil jendela seperti di bawah ini :

Pencatatan file kartu
Ringkasan informasi dari seluruh catatan tentang individu, perusahaan dan lembaga yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan dapat ditampilkan pada jendela View Card File seperti di bawah ini :

Pada jendela di atas juga terdapat field yang fungsinya untuk membantu mempercepat pecarian data, yaitu : Search
Pada jendela View Card file juga terdapat keterangan #Found: yang fungsinya menampilkan jumlah data yang berhasil ditemukan berdasarkan criteria yang dimasukkan pada field Search

Pembuatan file kartu

Langkah-langkah untuk membuat suatu file kartu baru adalah sebagai berikut :
- Dari jendela View Card File pilih tombol Card List, lalu pilih tombol New, sehingga tampil jendela Card information, seperti di bawah ini :

Pada bagian tab Profile
- A/R Balance: untuk menampilkan saldo dari data card yang dibuat
- Card Type: untuk menentukan jenis card yang dimasukkan
- Designation: untuk menentukan data card apakah perusahaan atau individu
- Inactive Card untuk mengaktifkan atau tidak file kartu ini
- Name: untuk memasukkan data file kartu
- Card ID: >untuk memasukkan ID dari data file kartu
- Location: untuk menentukan jenis alamat dari data file kartu
- Addres: untuk memasukkan alamat dari data file kartu
- City:untuk memasukkan nama kota dari data file kartu
- State: untuk memasukkan singkatan nama negara dari data file kartu
- Postcode: untuk memasukkan nomer kode pos dari data file kartu
- Country: untuk memasukkan nama negara dari data file kartu
- Phone#1, Phone#2 dan Phone#3: untuk memasukkan nomer telpon dari data file kartu
- Fax: untuk memasukkan nomer fax dari data file kartu
- Email: untuk memasukkan alamat email dari data file kartu
- Website: untuk memasukkan alamat website dari data file kartu
- Salutation: untuk memasukkan panggilan dari orang yang dapat dihubungi
- Contact: untuk memasukkan nama orang yang dapat dihubungi

Pada bagian tab Card Details

- Pada bagian yang dilingkari dapat ditampilkan foto dari yang datanya sedang dimasukkan
- Notes: untuk membuat catatan mengenai perusahaan atau orang yang datanya sedang dimasukkan
- Identifiers: untuk memasukkan data identifikasi khusus berdasarkan abjad untuk perusahaan atau orang yang datanya sedang dimasukkan
- Custom List#1: dan Custom Field #1: untuk memasukkan catatan tambahan mengenai perusahaan atau orang yang datanya sedang dimasukkan

Pada bagian tab Selling Details (jika data yang dimasukkan untuk pelanggan)

- Sale Layout: untuk menentukan jenis penjualan ke pelanggan
- Income Account: untuk menentukan akun pendapatan untuk menampung pendapatan dari hasil penjualan pada pelanggan
- Receipt Memo: untuk membuat catatan singkat tentang penjualan
- Salesperson: untuk mencatat nama orang (sales) yang melakukan penjualan
- Sale Comment: untuk memilih komentar singkat untuk pelanggan
- Shipping Method: artinya untuk memilih cara pengiriman barang
- Customer Billing Rate: untuk memasukkan nilai rata-rata dari tiap transaksi penjualan ke pelanggan
- Credit Limit: untuk menampilkan batasan kredit yang diberikan untuk pelanggan
- ABN: untuk memasukkan nomor perijinan perusahaan dari pelanggan
- ABN Branch: untuk memasukkan nomor perijinan lainnya dari perusahaan pelanggan
- Tax ID number: untuk memasukkan nomor pajak dari pelanggan
- Tax Code: untuk memasukkan kode pajak yang digunakan saat transaksi dengan pelanggan
- Freight Tax Code: untuk memasukkan kode pajak yang dikaitkan untuk pengangkutan penjualan
- Use Customer’s Tax Code: untuk menandakan tax code dan freight tax code yang sudah ditentukan akan digunakan saat transaksi
- Payment is Due: untuk menentukan jenis perhitungan termin untuk pelanggan
- Discount Days: menentukan jumlah hari pembayaran setelah transaksi untuk mendapatkan potongan
- Balance Due Days: menentukan jumlah hari pembayaran setelah transaksi tanda jatuh tempo
- % Discount for Early Payment: menentukan besar % potongan yang diperoleh dari transaksi bila pembayaran dilaksanakan pada saat Discount Days masih berlaku
- % Monthly Charge for Late Payment: menentukan besar % denda yang dikenakan dari transaksi bila pembayaran telah melampaui jatuh tempo
- VolumeDiscount %: menentukan besar % potongan yang diberikan dengan jumlah pembelian tertentu

Pada bagian tab Buying Details (jika data yang dimasukkan untuk pemasok)

- Purchase Layout: untuk menentukan jenis pembelian dari pemasok
- Expense Account: untuk akun HPP yang menampung beban dari hasil pembelian pada pemasok
- Payment Memo untuk membuat catatan singkat tentang pembelian
- Purchase Comment: untuk memilih komentar singkat untuk pemasok
- Shipping Method: artinya untuk memilih cara pengiriman barang
- Supplier Billing Rate: untuk memasukkan nilai rata-rata dari tiap transaksi pembelian dari pemasok
- Credit Limit: untuk menampilkan batasan kredit yang diberikan dari pemasok
- Available Credit: untuk menampilkan kelebihan kredit yang telah diberikan oleh
- Currently Past Due: untuk menampilkan total kredit yang diberikan oleh pemasok
- ABN: untuk memasukkan nomor perijinan perusahaan dari pemasok
- ABN Branch: untuk memasukkan nomor perijinan lainnya dari perusahaan pemasok
- Tax ID number: untuk memasukkan nomor pajak dari pemasok
- Tax Code: untuk memasukkan kode pajak yang digunakan saat transaksi dengan pemasok
- Freight Tax Code: untuk memasukkan kode pajak yang dikaitkan untuk pengangkutan pembelian
- Use Supplier’s Tax Cod: untuk menandakan tax code dan freight tax code yang sudah ditentukan akan digunakan saat transaksi
- Payment is Due: untuk menentukan jenis perhitungan termin dari pelanggan
- Discount Days: menentukan jumlah hari pembayaran setelah transaksi untuk mendapatkan potongan
- Balance Due Days: menentukan jumlah hari pembayaran setelah transaksi tanda jatuh tempo
- % Discount for Early Payment: menentukan besar % potongan yang diperoleh dari transaksi bila pembayaran dilaksanakan pada saat Discount Days masih berlaku
- VolumeDiscount %: menentukan besar % potongan yang diberikan dengan jumlah pembelian tertentu

Normal 0 false false false EN-US X-NONE X-NONE MicrosoftInternetExplorer4 Menghapus file kartu
Suatu file kartu yang terkait dengan transaksi penjualan, pembelian, cek dan sebagainya, tidak dapat dihapus. Untuk menghapusnya, maka transaksi-transaksi tersebut harus dihapus dan kartu tersebut tidak memiliki historis penjualan ataupun pembelian.
Pilih kartu yang akan dihapus pada jendela View Card File, lalu pilih menu Edit, Delete Card untuk menghapus kartu tersebut.




Menentukan pajak dan termin untuk pelanggan dan pemasok

Apabila telah ditetapkan nilai default untuk termin pembayaran dari pelanggan maupun untuk pemasok, maka nilai default termin tersebut secara otomatis menjadi nilai termin untuk pelanggan maupun pemasok.
Akan tetapi pada saat pembuatan dan penyuntingan file kartu untuk pelanggan dan pemasok, dapat juga menetapkan termin pembayaran (di luar nilai default termin) dan pajak untuk pelanggan maupun pemasok yang bersangkutan.
Tampilkan data pelanggan atau pemasok pada Jendela Card Information, lalu pilih pilihan tab Selling Details untuk pelanggan dan pilihan tab Buying Details untuk pemasok, sehingga tampil jendela seperti di bawah ini :

Kemudian isilah field-field yang ada seperti mengisi nilai default pembuatan termin